1. Administrator i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest Jan Kropielnicki, prowadzący działalność pod firmą Biuro Podróży Tour Retour Jan Kropielnicki.
- Nazwa biura
- Biuro Podróży Tour Retour Jan Kropielnicki
- Adres siedziby
- Aleja Jana Pawła II 63F, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, Polska
- NIP
- 6611004295
- REGON
- 290515653
- Kontakt w sprawach danych
- biuro@tour-retour.pl — w temacie wskaż nazwę biura oraz „Dane osobowe”.
Telefon: +48 695 564 484 lub +48 41 262 05 78.
Osoba do kontaktu: Jadwiga Kropielnicka. - Inspektor ochrony danych
- Kontakt w sprawach danych odbywa się bezpośrednio z administratorem pod wskazanym wyżej adresem e-mail. Do potwierdzenia pozostaje, czy formalnie wyznaczono osobę pełniącą funkcję inspektora ochrony danych; sama nazwa administratora nie wskazuje inspektora.
Informacje z dokumentacji ochrony danych biura
Dokument upoważnienia (załącznik D1a z 25 maja 2018 r.) wskazuje jako administratora Biuro Podróży Tour-Retour Jan Kropielnicki. Jest to administrator odrębny od biura Agnieszki Niziałek. Upoważnienie jest wewnętrznym dokumentem personelu, a nie klauzulą informacyjną dla klientów; nie określa pełnych zasad przechowywania ani wszystkich celów przetwarzania w biurze.
Dokumentacja biura przewiduje przetwarzanie danych klientów i umów przez indywidualnie upoważniony personel, w zakresie obowiązków służbowych, z obowiązkiem zachowania poufności i ochrony przed nieuprawnionym dostępem. Upoważnienie pracownika nie oznacza powołania inspektora ochrony danych ani nie określa podstawy dostępu drugiego biura do wspólnej poczty.
2. Czego dotyczy ta informacja
Dokument obejmuje tę część polskiego serwisu oraz zapytania o wycieczki indywidualne i szkolne, wyjazdy grupowe i zakładowe, wynajem autokarów oraz czarter samolotów. Dotyczy kontaktu przed dokonaniem rezerwacji. Serwis nie zawiera obecnie płatności internetowych, panelu klienta ani automatycznego systemu rezerwacji.
Rezerwacja, zawarcie umowy i obsługa podróży mogą wymagać dodatkowych danych oraz odrębnej informacji przekazanej na właściwym etapie. Ten dokument nie jest polityką biura Tour Retour Travel w USA ani drugiego polskiego biura.
3. Jakie dane podajesz
Formularz obejmuje imię i nazwisko, e-mail, opcjonalny telefon oraz informacje o planowanej podróży: kategorię, kierunek, termin, miejsce wyjazdu, liczbę dorosłych i dzieci, wiek dzieci, budżet, preferencje i treść zapytania. Podaj tylko informacje potrzebne do odpowiedzi. Na tym etapie nie podawaj numeru PESEL, dokumentów tożsamości, danych kart, informacji o zdrowiu ani nazwisk dzieci.
Wypełnienie formularza i przygotowanie wiadomości odbywa się lokalnie w przeglądarce. Kod strony nie wysyła pól na serwer ani nie zapisuje ich w bazie. Po wybraniu „Otwórz pocztę” treść jest przekazywana do Twojej aplikacji pocztowej; wiadomość otrzymujemy dopiero po jej wysłaniu przez Ciebie. Aplikacja pocztowa może zachować wersję roboczą. Przycisk kopiowania umieszcza treść w schowku urządzenia.
Podanie danych jest dobrowolne. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane do przygotowania zapytania w formularzu; bez adresu zwrotnego nie możemy odpowiedzieć e-mailem. Możesz też skontaktować się telefonicznie. Przeglądanie strony nie wymaga wypełnienia formularza.
4. Cele i podstawy prawne
- Przygotowanie oferty na Twoją prośbę
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy, gdy zapytanie dotyczy umowy, której masz być stroną.
- Inne pytania i kontakt z przedstawicielem firmy lub grupy
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i udzieleniu odpowiedzi.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw biura, jeżeli zachowanie danej korespondencji jest rzeczywiście potrzebne.
- Realizacja praw dotyczących danych
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–22 RODO.
Formularz nie zapisuje do newslettera ani nie zawiera zgody na marketing. Odpowiedź na zapytanie nie wymaga zaznaczenia ogólnej zgody na przetwarzanie danych. Kod strony nie profiluje klientów ani nie podejmuje automatycznie decyzji wywołujących skutki prawne.
5. Kto otrzymuje dane
W obsłudze korespondencji mogą uczestniczyć osoby upoważnione przez administratora, dostawca poczty i podmioty zapewniające jej obsługę techniczną. Zakres dostępu musi wynikać z ich zadań i odpowiednich ustaleń dotyczących ochrony danych. Jeżeli wymaga tego prawo, dane mogą otrzymać właściwe organy.
Przy organizacji wyjazdu może być potrzebna współpraca z przewoźnikiem, obiektem noclegowym lub innym wykonawcą. Konkretne przekazania danych uczestników wymagają ustalenia przed rezerwacją. Na etapie zapytania o grupę prosimy o jej liczebność i ogólny profil, bez imiennych list uczniów lub pracowników.
Wspólny adres e-mail
Biuro Podróży Tour Retour Agnieszka Niziałek oraz Biuro Podróży Tour Retour Jan Kropielnicki korzystają ze wspólnej skrzynki biuro@tour-retour.pl. Każde biuro ma do niej osobny dostęp. Korespondencja wysłana na ten adres może więc być dostępna dla osób działających w imieniu obu biur. Wybór formularza oznacza biuro, do którego kierujesz zapytanie; sam w sobie nie ogranicza dostępu do wiadomości we wspólnej skrzynce. Formularz dodaje nazwę wybranego biura do treści wiadomości. Administrator właściwy dla tej części serwisu został wskazany w punkcie 1.
Do potwierdzenia: dokładny dostawca wspólnej poczty, zakres upoważnień osób odczytujących wiadomości oraz zasady i podstawa wzajemnego dostępu obu biur do danych. Osobne korzystanie przez firmy z usług Google nie rozstrzyga, kto dostarcza tę konkretną skrzynkę.
6. Jak długo przechowujemy dane
Przy ustalaniu czasu przechowywania bierze się pod uwagę cel kontaktu, zakończenie obsługi sprawy, ewentualną rezerwację, rzeczywistą potrzebę ochrony przed roszczeniami oraz obowiązki ustawowe dotyczące konkretnej dokumentacji. Nie oznacza to przechowywania każdego zapytania przez maksymalny okres przedawnienia.
Do potwierdzenia przez biuro: okres lub jednoznaczne kryteria usuwania zakończonych zapytań, wiadomości WhatsApp, kopii zapasowych oraz danych technicznych. Nie ustalono jeszcze faktycznie stosowanych terminów, dlatego nie wpisano arbitralnej liczby miesięcy lub lat.
7. Twoje prawa
Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy albo zgody. Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz zgłosić sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją sytuacją.
Jeżeli dla odrębnego celu udzielisz zgody, możesz ją cofnąć bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Żądanie skieruj do biura wskazanego w punkcie 1. Co do zasady odpowiedź powinna nastąpić w ciągu miesiąca; przedłużenie w uzasadnionym przypadku wymaga poinformowania Cię w tym terminie. Zakres weryfikacji tożsamości powinien być proporcjonalny do sprawy.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o prawach i sposobie ich realizacji znajdziesz na stronie UODO.
8. WhatsApp i strony zewnętrzne
WhatsApp jest opcjonalnym sposobem kontaktu. Przycisk na stronie jest zwykłym odnośnikiem, a nie osadzonym czatem. Kliknięcie otwiera usługę WhatsApp; samo wyświetlenie strony nie uruchamia jej skryptów. Po wysłaniu wiadomości odbiorca otrzyma jej treść oraz informacje udostępniane przez Twój profil, np. numer telefonu i nazwę.
Zasady działania samej platformy, jej odbiorców i transferów opisuje polityka prywatności WhatsApp dla EOG. Możesz zamiast tego zadzwonić lub wysłać e-mail. Przejście do strony USA lub innej zewnętrznej witryny oznacza korzystanie z odrębnego serwisu; ta strona nie przekazuje tam treści formularza.
10. Przekazywanie poza EOG
Nie można obecnie zapewnić, że wszystkie dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym. OpenAI informuje o przetwarzaniu także poza EOG; korzystanie z WhatsApp i dostawcy poczty może wiązać się z dalszymi transferami.
Do ustalenia dla obu biur: konkretni dostawcy, państwa przetwarzania, właściwe role oraz zastosowane podstawy i zabezpieczenia transferów. Szczegóły tych rozwiązań oraz sposób uzyskania informacji o zabezpieczeniach wymagają potwierdzenia przez właściwe biuro.
Wyjaśnienia zasad przekazywania danych poza EOG publikuje Europejska Rada Ochrony Danych.
11. Podstawy i aktualizacja
Politykę przygotowano dla działalności polskiego biura i kontaktu z klientami w Polsce, z uwzględnieniem RODO oraz polskiego Prawa komunikacji elektronicznej. Powiązanie rodzinne z biurem w USA nie oznacza automatycznie zastosowania prawa Kalifornii do wszystkich opisanych czynności.
- RODO — rozporządzenie (UE) 2016/679
- Prawo komunikacji elektronicznej — ustawa z 12 lipca 2024 r.
- EROD — informowanie osób i realizacja ich praw
- EROD — minimalizacja danych i ograniczenie przechowywania
Ostatnia aktualizacja: 15 października 2026 r. Polityka będzie aktualizowana po potwierdzeniu kolejnych informacji lub zmianie sposobu obsługi zapytań.